- Zwei Protokolle pro Überführung: eines bei Abholung, eines bei Übergabe, jeweils mit Unterschrift.
- Pflichtangaben: Fahrzeugdaten, Beteiligte, Ort und Zeit, Kilometerstand, Tank- oder Ladestand, Zustand außen und innen, Zubehör, Vorschäden.
- Fotos mit Zeitstempel ersetzen keine Beschreibung, aber sie beenden Diskussionen.
- Digitale Protokolle sind sofort verfügbar, revisionssicher und für Buchhaltung und Schadenbearbeitung durchsuchbar.
Warum das Protokoll wichtiger ist als die Fahrt selbst
Eine Überführung dauert Stunden, ihr Protokoll wirkt Jahre. Wird Wochen später ein Schaden entdeckt, entscheidet allein die Dokumentation, wer ihn verursacht hat: der Vorbesitzer, der Überführungsfahrer oder der Empfänger. Für Leasingrückläufer bestimmt der protokollierte Zustand die Abrechnung, für Fuhrparks belegt der Kilometerstand die Nutzung, für Autohäuser sichert die vollständige Zubehörliste die Auslieferung. Ein gutes Protokoll schützt deshalb alle Beteiligten gleichermaßen.
Die Pflichtangaben
Fahrzeug und Beteiligte
- Marke, Modell, Farbe, Fahrgestellnummer (FIN) und Kennzeichen beziehungsweise Kennzeichenart (rotes Kennzeichen, Kurzzeitkennzeichen)
- Auftraggeber, Auftragsnummer, Überführungsdienst und Name des Fahrers
- Übergebende und übernehmende Person mit Firma und Funktion
Ort und Zeit
- Adresse, Datum und Uhrzeit der Abholung
- Adresse, Datum und Uhrzeit der Übergabe
Stände
- Kilometerstand bei Abholung und Übergabe, jeweils mit Foto des Tachos
- Tankfüllung in Achteln oder Ladestand in Prozent, ebenfalls an beiden Punkten
Zustand
- Karosserie: Kratzer, Dellen, Steinschläge, Lackschäden, jeweils mit Position (etwa „Tür hinten links, unterhalb der Zierleiste“)
- Scheiben und Leuchten: Risse, Steinschläge, Beschädigungen
- Felgen und Reifen: Bordsteinschäden, Profil, Reifenart (Sommer, Winter, Ganzjahr)
- Innenraum: Verschmutzung, Beschädigungen an Sitzen, Verkleidungen, Displays
- Warn- und Kontrollleuchten, auffällige Geräusche, technische Auffälligkeiten
Zubehör und Unterlagen
- Anzahl der Schlüssel
- Zulassungsbescheinigung Teil I, Serviceheft, Bordbuch
- Ladekabel bei Elektro- und Hybridfahrzeugen (Typ und Anzahl)
- Warndreieck, Warnweste, Verbandkasten
- Zweiter Reifensatz, Dachträger, Kindersitze oder anderes loses Zubehör
Unterschriften
Beide Seiten bestätigen mit ihrer Unterschrift den dokumentierten Zustand, bei Abholung und bei Übergabe. Weicht der Empfänger ab, wird die Abweichung im Protokoll vermerkt, nicht mündlich geklärt.
Welche Fotos gemacht werden sollten
Fotos sind der Teil des Protokolls, der im Streitfall am meisten zählt. Ein bewährter Standard umfasst bei Abholung und Übergabe jeweils:
- Die vier Ecken des Fahrzeugs schräg von vorn und hinten, so dass jeweils zwei Seiten sichtbar sind
- Jede Fahrzeugseite frontal, dazu Front und Heck
- Alle vier Felgen
- Tacho mit Kilometerstand und Tank- oder Ladeanzeige
- Innenraum vorn und hinten, Kofferraum mit Zubehör
- Jeden Vorschaden einzeln in Nahaufnahme und einmal aus der Distanz, damit die Position erkennbar ist
Entscheidend sind Zeitstempel und Zuordnung: Die Fotos müssen eindeutig zum Protokoll und zum Zeitpunkt gehören. Digitale Protokollsysteme erledigen das automatisch, bei Papierprotokollen sollten Fotos mit Auftragsnummer und Datum abgelegt werden.
Papier oder digital?
Papierprotokolle funktionieren, haben aber drei Schwächen: Sie erreichen die Disposition erst mit dem Fahrer, sie sind schwer zu durchsuchen, und die Fotos liegen getrennt davon. Digitale Protokolle werden auf dem Smartphone erfasst, mit Fotos und Unterschrift verknüpft und gehen per E-Mail direkt an Auftraggeber und Empfänger. Buchhaltung und Schadenbearbeitung finden sie später über Auftragsnummer, Kennzeichen oder Datum. Für Fuhrparks und Autohausgruppen mit vielen Bewegungen ist das der Standard, den sie von ihrem Überführungsdienst erwarten sollten.
Im Schadenfall
Wird nach der Übergabe ein Schaden gemeldet, sind drei Dokumente entscheidend: das Abholprotokoll mit Fotos, das Übergabeprotokoll mit Fotos und die Unterschriften beider Seiten. Zeigt das Abholprotokoll den Schaden bereits, war er vorhanden. Zeigt erst das Übergabeprotokoll ihn, ist er unterwegs entstanden und Sache des Überführungsdienstes und seiner Versicherung. Fehlt er in beiden, aber der Empfänger hat das Übergabeprotokoll ohne Vermerk unterschrieben, ist er nach der Übergabe entstanden. Ohne Protokoll bleibt nur die Diskussion.
So dokumentieren wir
Bei Schwarzmeier Mobility erstellt der Fahrer beide Protokolle digital, mit Fotos nach dem oben beschriebenen Standard, Zeitstempel und Unterschrift des Empfängers. Ihre Disposition erhält die Protokolle per E-Mail, sobald Abholung und Übergabe abgeschlossen sind; auf Wunsch senden wir die Fotos in voller Auflösung mit. Mehr dazu unter Übergabeprotokoll und digitale Dokumentation.